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Reparaturannahme-Formular: was hineingehört

Aktualisiert am 9. Oktober 2026 · 2 Min. Lesezeit

Das Annahmeformular (oder der Reparaturauftrag) ist das Dokument, das der Kunde bei der Abgabe eines Geräts unterschreibt. Gut gemacht schützt es Sie vor Streit über Kratzer, fehlendes Zubehör und Preise und beschleunigt die Übergabe. Das gehört hinein, für jedes Gerät.

Kundendaten

  • Vor- und Nachname (oder Firma, mit USt-IdNr., wenn eine Rechnung nötig ist).
  • Mindestens ein Kontakt: Handynummer für WhatsApp oder SMS, E-Mail für schriftliche Nachrichten.
  • Die Einwilligung zur Datenverarbeitung für die Reparatur, getrennt von einer Einwilligung für Werbung.

Gerätedaten

  • Art, Marke und Modell.
  • Seriennummer und bei Handys die IMEI: Sie identifiziert das Gerät eindeutig.
  • Farbe und besondere Merkmale.
  • Mitgegebenes Zubehör: Kabel, Netzteil, Hülle, SIM- oder Speicherkarte, Körbe, Filter.

Fehler und Zustand bei Abgabe

Notieren Sie den Fehler in den Worten des Kunden und, wenn möglich, eine erste Prüfung an der Theke (schaltet ein, lädt, Display intakt). Beschreiben Sie den optischen Zustand: Kratzer, Risse, Dellen, fehlende Schrauben, Flüssigkeitsspuren oder frühere Öffnung. Ein oder zwei Fotos sagen mehr als viele Worte.

Zugang und persönliche Daten

Bei Handys, Tablets und Computern notieren, wie das Gerät entsperrt wird, oder dass der Kunde den Code nicht hinterlässt und akzeptiert, dass einige Tests nicht möglich sind. Erinnern Sie an eine Datensicherung: Die Reparatur kann ein Zurücksetzen erfordern.

Preis, Zeiten und Bedingungen

  • Vereinbarter Preis oder genehmigter Höchstbetrag ohne neuen Kostenvoranschlag.
  • Diagnosegebühr, falls der Kostenvoranschlag abgelehnt wird.
  • Voraussichtlicher Fertigstellungstermin.
  • Geleistete Anzahlung.
  • Tage kostenloser Aufbewahrung und was mit nicht abgeholten Geräten geschieht.
  • Reparaturgarantie und was sie abdeckt.

Nummer, Beleg und Unterschrift

Jede Annahme hat eine eindeutige Nummer auf dem Beleg, den der Kunde mitnimmt. Ein QR-Code oder Link auf dem Beleg lässt ihn den Stand verfolgen, ohne anzurufen. Das Formular endet mit der Unterschrift des Kunden, auf Papier oder am Bildschirm.

Ein Tipp

Verwenden Sie immer dasselbe Formular, für alle Geräte: Wer an der Theke steht, muss sich nicht merken, was zu fragen ist, sondern nur die Felder ausfüllen. Eine Werkstattsoftware mit integriertem Formular erspart auch das erneute Abschreiben derselben Daten in Auftrag, Kostenvoranschlag und Beleg.