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Kostenvoranschlag für Reparaturen: Was hineingehört und wie der Kunde zustimmt

Aktualisiert am 15. Oktober 2026 · 2 Min. Lesezeit

Ein guter Kostenvoranschlag erfüllt zwei Aufgaben: Der Kunde versteht, wofür er bezahlt, und Sie sind bei Beschwerden nach getaner Arbeit abgesichert. Er muss nicht lang sein, aber er sollte immer dasselbe in derselben Reihenfolge sagen.

1. Erst der Fehler, dann der Preis

Der Kostenvoranschlag beginnt mit der Diagnose: Schreiben Sie den gefundenen Fehler in einfachen Worten, zum Beispiel Display gebrochen und Touch reagiert unten nicht. Der Kunde soll sein Problem wiedererkennen, bevor er eine Zahl liest.

Ist die Diagnose nicht sicher, sagen Sie das: Nennen Sie den wahrscheinlichsten Fehler und was passiert, wenn sich etwas anderes zeigt. Ein ehrlicher Satz jetzt ist besser als ein unangenehmer Anruf später.

2. Was hineingehört

  • Kunde und Gerät (Marke, Modell, Seriennummer oder IMEI) sowie die Nummer des Annahmescheins.
  • Jede Leistung oder jedes Teil in einer eigenen Zeile mit Preis und der Gesamtsumme.
  • Ob die Preise brutto oder netto sind: Privatkunden sollten den Betrag sehen, den sie tatsächlich zahlen.
  • Voraussichtliche Dauer, in Werktagen.
  • Wie lange der Kostenvoranschlag gültig ist, weil sich Teilepreise ändern.
  • Was die Diagnose allein kostet, falls der Kunde ablehnt und Sie sie berechnen.

3. Einheitliche Preise: von einer Preisliste ausgehen

Wird jeder Kostenvoranschlag neu geschrieben, schwanken die Preise von Kunde zu Kunde und von Tag zu Tag. Führen Sie eine Preisliste mit den häufigsten Reparaturen (Displaytausch, Akku, Ladebuchse, Reinigung) und wählen Sie die Positionen daraus; nur Sonderfälle passen Sie an.

So ist ein Angebot in einer Minute geschrieben, und zwei Kunden mit demselben Problem bekommen denselben Preis.

4. Freigabe ohne Telefonrunde

Kunden antworten schneller, wenn der Kostenvoranschlag mit einem Link zum Freigeben oder Ablehnen auf ihrem Handy ankommt. Eine kurze WhatsApp-Nachricht mit Betrag, Dauer und Link ist mehr wert als drei unbeantwortete Anrufe.

Bevorzugt der Kunde das Telefon, ist das in Ordnung: Halten Sie trotzdem Datum, Uhrzeit und Art der Antwort fest. Ohne dokumentierte Antwort beginnen Sie keine kostenpflichtige Arbeit.

5. Wenn keine Antwort kommt oder der Kunde ablehnt

  • Schicken Sie nach zwei Tagen eine höfliche Erinnerung, eine Zeile genügt.
  • Bei Ablehnung: festhalten und das Gerät so zusammenbauen, wie es gekommen ist, bereit zur Rückgabe.
  • Will der Kunde überlegen, notieren Sie, wie lange Sie das Gerät aufbewahren und ab wann es als abholbereit gilt.
  • Liegen die tatsächlichen Kosten über dem freigegebenen Betrag, stoppen Sie und senden einen neuen Kostenvoranschlag: keine Überraschungen beim Bezahlen.

Alles an einem Ort

Ein Kostenvoranschlag ist nur etwas wert, wenn Sie ihn wiederfinden: verknüpft mit dem Auftrag des Geräts, mit Datum, Betrag und Antwort des Kunden. Eine Software für Reparaturwerkstätten wie Fixverso übernimmt das: Sie wählen Positionen aus der Preisliste, senden den Link und sehen sofort, ob freigegeben oder abgelehnt wurde. Arbeiten Sie mit Papier und Telefon, gilt dasselbe Prinzip: ein Kostenvoranschlag, eine schriftliche Antwort, ein Auftrag.