Fiche de prise en charge réparation : ce qu'elle doit contenir

Mis à jour le 9 octobre 2026 · 2 min de lecture

La fiche de prise en charge (ou bon de dépôt) est le document que le client signe en vous laissant un appareil. Bien faite, elle vous protège des litiges sur les rayures, les accessoires manquants et les prix, et accélère la restitution. Voici ce qu'elle doit contenir, pour tout type d'appareil.

Informations client

Nom et prénom (ou raison sociale, avec numéro de TVA si une facture est nécessaire).
Au moins un contact : portable pour WhatsApp ou SMS, e-mail pour les échanges écrits.
Le consentement au traitement des données pour la réparation, distinct de celui pour la prospection commerciale.

Informations appareil

Type, marque et modèle.
Numéro de série, et l'IMEI pour les téléphones : il identifie l'appareil sans doute possible.
Couleur et signes particuliers.
Accessoires remis : câbles, chargeur, coque, carte SIM ou mémoire, paniers, filtres.

Panne et état à l'arrivée

Notez la panne avec les mots du client et, si possible, un premier contrôle au comptoir (s'allume, charge, écran intact). Décrivez l'état esthétique : rayures, fissures, chocs, vis manquantes, traces de liquide ou d'ouverture antérieure. Une ou deux photos valent mieux qu'un long texte.

Accès et données personnelles

Pour les téléphones, tablettes et ordinateurs, notez comment l'appareil se déverrouille, ou que le client ne laisse pas le code et accepte que certains tests soient impossibles. Rappelez-lui de faire une sauvegarde : la réparation peut nécessiter une réinitialisation.

Prix, délais et conditions

Prix convenu ou dépense maximale autorisée sans nouveau devis.
Frais de diagnostic si le devis est refusé.
Date de restitution prévue.
Acompte versé.
Jours de garde gratuite et sort des appareils non récupérés.
Garantie de la réparation et ce qu'elle couvre.

Numéro, reçu et signature

Chaque prise en charge a un numéro unique, imprimé sur le reçu que le client emporte. Un QR code ou un lien sur le reçu lui permet de suivre la réparation sans appeler. La fiche se termine par la signature du client, sur papier ou à l'écran.

Un conseil

Utilisez toujours la même fiche, pour tous les appareils : la personne au comptoir n'a pas à se souvenir de ce qu'il faut demander, seulement à remplir les champs. Un logiciel de gestion avec la fiche intégrée vous évite aussi de recopier les mêmes informations sur la fiche, le devis et le reçu.