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Gerät an ein Servicecenter schicken: Lieferschein, Angebot und Erinnerungen

Aktualisiert am 27. Oktober 2026 · 2 Min. Lesezeit

Nicht alles wird an Ihrer Werkbank repariert: Mainboards, Markendisplays, Geräte in Garantie. Diese gehen an ein externes Center und sind tage- oder wochenlang nicht unter Ihrer Kontrolle. Mit wenigen Regeln verlieren Sie weder das Gerät noch den Kunden.

1. Wann sich der Versand lohnt

  • Der Fehler braucht Geräte oder Teile, die Sie nicht haben (Mainboards, Mikrolöten).
  • Das Gerät ist in der Herstellergarantie: das autorisierte Center repariert.
  • Selbst reparieren würde mehr kosten als das Center, Marge eingerechnet.

2. Der Lieferschein

Jeder Versand braucht einen Lieferschein mit Ihrer eigenen fortlaufenden Nummer: was geht raus, wie viele Teile, an wen, wann. Notieren Sie Marke, Modell, Seriennummer oder IMEI, den Fehler und das mitgeschickte Zubehör. Eine Kopie bleibt beim Gerät, eine bei Ihnen.

Fotografieren Sie das Gerät vor dem Verpacken: kommt es beschädigt zurück, haben Sie den Beweis.

3. Das Angebot des Centers und Ihre Marge

Das Center antwortet oft mit einem Angebot, bevor es repariert. Dieser Preis ist für Sie ein Kostenpunkt: dem Kunden nennen Sie seinen Preis mit Ihrer Marge, und erst wenn der Kunde zustimmt, geben Sie dem Center grünes Licht. So legen Sie nie Arbeit aus, die der Kunde danach ablehnt.

4. Die Stationen verfolgen

  • Gesendet, mit Paketdienst und Sendungsnummer.
  • Vom Center empfangen, mit dessen Vorgangsnummer.
  • Angebot des Centers (und Ihre Antwort).
  • In Reparatur, mit dem erwarteten Rückgabedatum.
  • Zurückgeschickt und wieder im Laden: Gerät noch einmal prüfen, bevor Sie den Kunden informieren.

5. Bei Verzögerung: richtig nachfragen

Warten Sie nicht, bis der Kunde fragt. Schreiben Sie am erwarteten Rückgabetag an das Center: Modell, Sendedatum, Lieferscheinnummer, Tage Verzug, und fragen Sie nach dem Stand und dem Fertigstellungstermin. Antwortet es telefonisch, notieren Sie sofort, was gesagt wurde, und den neuen Termin: in zwei Wochen wissen Sie es nicht mehr.

6. Was Sie dem Kunden sagen

Der Kunde will zwei Dinge wissen: wie weit es ist und wann er das Gerät zurückbekommt. Nennen Sie ein ehrliches Datum (das des Centers plus einige Tage) und melden Sie sich, wenn es sich ändert. Jeden internen Schritt zu erzählen ist unnötig.

Eine Software wie Fixverso hält Versand, Lieferschein, Stationen, vorformulierte Erinnerungs-E-Mails und das Kontaktprotokoll zusammen und lässt Sie wählen, was der Kunde auf seiner Seite sieht.