Come gestire le riparazioni in negozio: smartphone, computer, console ed elettrodomestici
Aggiornata il 9 ottobre 2026 · 2 minuti di lettura
Che tu ripari telefoni, portatili, console, macchine da caffè o biciclette elettriche, ogni riparazione segue gli stessi passi. Quando questi passi sono chiari e sempre uguali, il banco non si riempie di apparecchi dimenticati e i clienti smettono di chiamare per chiedere a che punto sei.
1. Accettazione: tutto quello che serve, in un minuto
L'accettazione è il momento in cui si evitano le discussioni future. Registra il cliente con almeno un recapito, l'apparecchio con marca, modello e numero di serie o IMEI, il difetto descritto con le parole del cliente e lo stato estetico: graffi, ammaccature, parti mancanti.
Annota gli accessori lasciati (cavo, custodia, alimentatore, cestello) e, per telefoni e computer, come si sblocca o se il cliente preferisce non lasciare il codice. Fai firmare le condizioni di riparazione e consegna una ricevuta con un numero univoco: è il riferimento che userete entrambi.
2. Diagnosi e preventivo
Prima di riparare, controlla e scrivi il guasto che hai trovato: non sempre coincide con quello raccontato dal cliente. Il preventivo deve dire cosa sostituisci, quanto costa ogni voce, i tempi e per quanto tempo il prezzo resta valido.
Se il prezzo è già concordato all'accettazione (una batteria, una pulizia, una decalcificazione) puoi passare direttamente alla riparazione. Per tutto il resto, aspetta l'approvazione.
3. Mandare il preventivo e ricevere la risposta
Il cliente risponde più in fretta se riceve il preventivo sul telefono, con un link per approvarlo o rifiutarlo. Per chi non usa WhatsApp o email, una telefonata va bene: l'importante è registrare la risposta, con data e modo (al banco, al telefono, online).
Tieni d'occhio i preventivi senza risposta: dopo due giorni conviene un promemoria gentile. Un apparecchio fermo in attesa è spazio occupato e un cliente che si dimentica.
4. Riparazione, ricambi e tempi
- Segna quando inizi e quando sei in attesa di ricambi, così sai sempre cosa è bloccato e perché.
- Scarica dal magazzino i ricambi usati: sapere cosa hai montato serve per la garanzia e per riordinare in tempo.
- Se mandi l'apparecchio a un centro esterno, registra a chi, con quale documento e quando deve tornare.
- Rispetta la data promessa al cliente o avvisalo prima che scada.
5. Avvisare il cliente e riconsegnare
Quando il lavoro è finito (riparato, non riparabile o preventivo rifiutato), avvisa subito il cliente con orari, indirizzo e importo da pagare. Alla riconsegna registra l'incasso, consegna un documento con l'intervento eseguito e la garanzia della riparazione e chiudi la scheda.
Gli apparecchi non ritirati sono un costo: stabilisci quanti giorni di custodia gratuita offri e manda un promemoria prima della scadenza.
Il segreto: vedere a colpo d'occhio cosa fare oggi
Un laboratorio ordinato si riconosce da una cosa: in ogni momento sai quanti preventivi devi fare, quante risposte stai aspettando, cosa devi riparare e cosa deve essere ritirato. Che tu usi un quaderno, un foglio di calcolo o un gestionale, organizza il lavoro per questi quattro passi.